Dalam dunia bisnis jasa profesional seperti konsultan, hukum, pajak, hingga logistik, sering kali muncul istilah “disbursement fee” di dalam invoice atau tagihan.
Banyak klien bertanya-tanya: apakah disbursement fee itu termasuk biaya tambahan, komisi, atau sekadar penggantian dana yang sebelumnya telah dikeluarkan oleh penyedia jasa?
Kebingungan ini wajar, karena istilah disbursement fee memiliki makna yang cukup spesifik dalam konteks bisnis dan akuntansi.
Artikel ini akan menjelaskan secara sederhana apa itu disbursement fee, fungsinya, jenis-jenisnya, serta cara mengelolanya secara akurat, baik dari sisi pencatatan keuangan maupun aspek perpajakan.
Pengertian Disbursement Fee
Secara umum, disbursement fee adalah biaya penggantian (reimbursement) yang dibebankan oleh pihak penyedia jasa kepada klien atas pengeluaran yang dilakukan atas nama atau untuk kepentingan klien.
Dengan kata lain, penyedia jasa terlebih dahulu mengeluarkan sejumlah dana untuk menjalankan pekerjaan (misalnya membayar biaya administrasi, transportasi, atau dokumen resmi), kemudian menagih kembali biaya tersebut kepada klien.
Contoh sederhana:
Konsultan pajak membantu klien mengurus dokumen legalitas ke Kementerian Hukum dan HAM. Untuk proses tersebut, konsultan harus membayar biaya resmi Rp1.000.000.
Biaya ini kemudian dimasukkan ke dalam invoice dengan label “disbursement fee”, karena merupakan penggantian dana yang telah dikeluarkan atas nama klien.
Jadi, disbursement fee bukanlah laba atau pendapatan bagi penyedia jasa, melainkan pengembalian uang yang sebelumnya dikeluarkan untuk klien.
Fungsi Disbursement Fee
Disbursement fee memiliki beberapa fungsi penting dalam transaksi bisnis, khususnya dalam jasa profesional:
1. Menjamin Kelancaran Operasional Jasa
Penyedia jasa sering kali harus melakukan pembayaran terlebih dahulu untuk keperluan klien (seperti biaya pengajuan izin, dokumen resmi, ongkos kurir, dan lain-lain). Disbursement fee memastikan semua proses berjalan tanpa hambatan finansial.
2. Meningkatkan Transparansi Biaya
Dengan mencantumkan disbursement fee secara terpisah di invoice, klien bisa melihat rincian biaya mana yang benar-benar digunakan untuk keperluan proyek mereka.
3. Mencegah Kesalahan Akuntansi
Jika tidak dipisahkan, pengeluaran untuk klien bisa salah dicatat sebagai beban perusahaan. Padahal, secara akuntansi, disbursement fee tidak mempengaruhi laba-rugi, karena hanya bersifat penggantian dana.
4. Menunjukkan Akuntabilitas Profesional
Penyedia jasa yang mencatat dan menagih disbursement fee secara transparan menunjukkan integritas dan profesionalisme dalam mengelola dana klien.
Jenis-Jenis Disbursement Fee
Dalam praktik bisnis, disbursement fee dapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis, tergantung pada jenis layanan dan pengeluaran yang terjadi:
1. Administrative Disbursement
Biaya administrasi yang dikeluarkan untuk keperluan dokumen atau izin.
Contoh: biaya legalisasi dokumen, biaya fotokopi, materai, atau pengurusan izin usaha.
2. Operational Disbursement
Biaya yang timbul selama proses pelayanan kepada klien.
Contoh: ongkos transportasi, biaya pengiriman dokumen, biaya perjalanan dinas, atau ongkos lapangan.
3. Third-Party Payment Disbursement
Pengeluaran yang dibayarkan kepada pihak ketiga atas nama klien.
Contoh: pembayaran biaya pengadilan oleh kantor hukum, atau biaya sertifikasi yang dibayarkan oleh konsultan pajak.
4. Government or Official Disbursement
Pengeluaran resmi kepada lembaga pemerintah yang bersifat wajib, seperti biaya administrasi OSS, pajak, retribusi, atau pungutan negara lainnya.
Jenis-jenis ini sebaiknya dijelaskan secara rinci dalam invoice atau laporan biaya, agar klien memahami bahwa pengeluaran tersebut bukan markup atau keuntungan tambahan bagi penyedia jasa.
Contoh Penerapan Disbursement Fee
Untuk memperjelas konsepnya, berikut contoh penerapan disbursement fee dalam praktik bisnis:
Contoh Kasus: Konsultan Pajak
RDN Consulting membantu klien melakukan pelaporan SPT Tahunan Badan dan pengurusan NPWP cabang baru. Dalam prosesnya, konsultan mengeluarkan biaya:
- Materai dan legalisasi dokumen: Rp100.000
- Transportasi ke KPP: Rp200.000
- Biaya administrasi DJP Online: Rp50.000
Biaya tersebut ditagihkan kepada klien sebagai “Disbursement Fee” senilai total Rp350.000.
Jurnal akuntansinya dicatat sebagai piutang sementara (reimbursement), bukan sebagai pendapatan.
Jurnal:
- Saat pengeluaran:
Debit: Piutang Disbursement Fee Rp350.000
Kredit: Kas Rp350.000 - Saat klien membayar:
Debit: Kas Rp350.000
Kredit: Piutang Disbursement Fee Rp350.000
Dengan demikian, perusahaan tidak mengakui pendapatan tambahan, karena sifatnya hanyalah penggantian biaya.
Tips Mengelola Disbursement Fee dengan Benar
Agar pengelolaan disbursement fee berjalan efisien dan tidak menimbulkan perbedaan persepsi dengan klien, berikut beberapa tips praktis:
1. Pisahkan antara pendapatan dan reimbursement
Selalu bedakan antara fee jasa profesional (service fee) dan disbursement fee di invoice agar tidak tercampur dalam laporan keuangan.
2. Gunakan bukti transaksi yang sah
Lampirkan kwitansi, nota, atau bukti pembayaran resmi sebagai pendukung setiap disbursement fee yang ditagihkan kepada klien.
3. Catat secara akurat dalam jurnal akuntansi
Gunakan akun khusus seperti “Piutang Disbursement” atau “Reimbursement Receivable” agar tidak memengaruhi perhitungan laba-rugi.
4. Jelaskan kepada klien di awal kerja sama
Cantumkan ketentuan disbursement fee dalam surat perjanjian atau kontrak agar klien memahami mekanisme penggantian biaya sejak awal.
5. Pahami perlakuan pajaknya
Disbursement fee tidak dikenakan PPN atau PPh, asalkan sifatnya murni penggantian biaya yang telah dibayar atas nama klien dan didukung bukti transaksi atas nama klien, bukan atas nama penyedia jasa.
Jika penyedia jasa mencantumkan disbursement tanpa bukti atas nama klien, maka biaya tersebut dapat dianggap bagian dari pendapatan dan dikenakan PPN/PPh.
Kesimpulan
Disbursement fee adalah biaya penggantian dana yang telah dikeluarkan penyedia jasa atas nama klien.
Istilah ini umum digunakan di dunia konsultan, hukum, logistik, dan pajak, untuk memisahkan antara pendapatan jasa profesional dan pengeluaran operasional yang dilakukan untuk kepentingan klien.
Dalam akuntansi, disbursement fee tidak diakui sebagai pendapatan, melainkan sebagai akun sementara hingga klien mengganti biaya tersebut.
Pengelolaan yang tepat dan transparan akan menjaga hubungan profesional, keakuratan laporan keuangan, serta kepatuhan pajak perusahaan.
Apabila Anda memerlukan pendampingan profesional dalam penyusunan laporan keuangan, pengelolaan reimbursement, dan kepatuhan pajak bisnis jasa, RDN Consulting siap membantu Anda dengan solusi yang akurat dan sesuai regulasi.
